لقبول التسجيل يجب توافر عدد من الشروط، منها ما يتعلق بالوكيل ومنها ما يتعلق بطلب التسجيل،ومنها مايتعلق بالعقد محل التسجيل، ومنها ما يتعلق بموضوع الوكالة، ونوجز كل ذلك في الآتي:
أولاً: شروط تتعلق بوكيل الشركة الأجنبية:
يشترط أن يكون وكيلاً مباشراً لها.
ثانياً: شروط تتعلق بطلب تسجيل عقد الوكالة:
- تقديم الطلب إلى الإدارة المختصة خلال (60) يوماً من تاريخ التوقيع أو المصادقة على عقد الوكالة.
- إرفاق الوثائق المطلوبة مع الطلب وتلك الوثائق هي:
- أصل عقد الوكالة أو صورة طبق الأصل مصادقاً عليها من قبل الوكيل.
- ترجمة رسمية لعقد الوكالة إذا كان محرراً بلغة أجنبية.
- صورة من السجل التجاري للوكيل يتفق وطبيعة التوكيل.
- قيد الطلب في سجل الطلبات المعدة لذلك.
- سداد الرسوم المقررة خلال (30) يوماً من تحرير إرسالية التوريد وإلا عُد الطلب والإرسالية ملغين.
ثالثاً:شروط تتعلق بعقد الوكالة أو خطاب التوكيل:
يجب أن يتضمن عقد الوكالة البيانات الآتية:
- اسم الوكيل والموكل وعنوان وجنسية كل منهما.
- السلعة موضوع الوكالة ومدة الوكالة.
- نوع الوكالة ومقدار العمولة إن وُجدت.
- كيفية حل الخلاف بين الوكيل والموكل وتسوية الالتزامات المترتبة على الوكيل.
- توقيع عقد الوكالة من قبل أطراف العقد.
- أن يكون العقد مصادقاً عليه من الجهات الرسمية وسفارة الجمهورية اليمنية في بلد الموكل.
رابعاً: شروط تتعلق بموضوع الوكالة:
- إذا كان موضوع الوكالة متعلقاً بالأدوية والمكملات الغذائية والأجهزة والأدوات والمستلزمات والمبيدات والمخصبات الزراعية والمواد الغذائية:
يجب إرفاق ما يؤكد أن الموكل متخصص حائز على التراخيص الرسمية لمزاولة هذا النشاط في بلده.
- إذا كانت الوكالة متعلقة بالأجهزة وآليات الطرق والمعدات والأجهزة الكهربائية والإلكترونية والميكانيكية وأي سلع أخرى تتطلب صيانة وقطع غيار ووسائل النقل والآليات:
- يجب أن ينص عقد الوكالة على توفير قطع غيار وورش الصيانة والفنيين مع تقديم التزام خطي للوزارة من قبل الوكيل بذلك.
- يجب ان تتحقق في وكالة الأجهزة والآلات والمعدات المذكورة أعلاه الشروط الآتية:
- أن تكون السلع موضوع الوكالة غير مستخدمة.
- ان تكون السلع مطابقة للمواصفات والمقاييس اليمنية أو الدولية.
- توفير السلع موضوع الوكالة بحسب حاجة البلاد.
- توفير الكوادر الفنية والخبرات الماهرة للقيام بأعمال الصيانة.
- توفير خدمات ما بعد البيع من قطع غيار وإقامة ورش الصيانة الحديثة في المركز الرئيسي للوكالة وبقية المراكز الرئيسية في المحافظات.
- وجوب تعدد ورش الصيانة بتعدد الوكالات للوكيل الواحد.